fbpx
Блог

Оптимизирайте управлението на поръчките и дейността на търговските представители

Често, дейността на предприятието е организирана около изпълнението на клиентските поръчки. Това означава, че няма един твърдо зададен производствен или логистичен процес, който да поддържа постоянна наличност от стоки и продукти. Вместо това, процесите се планират по начин, който да отговори на конкретно клиентско търсене.

Дигитализирано търговско представителство

В тази статия ще разгледаме дигитализираното търговско представителство. Ще обърнем внимание на работата на хората, които приемат заявките от клиентите, а именно търговските представители.

Концепцията, която Ви представяме е работещ и реализиран модел в ERP Аurora, представена от нашия ERP консултант д-р Янко Георгиев, чиято статия е част от научно издание, индексирано в редица международни платформи.

screen 001

Гъвкавост и мобилност при управлението на поръчките

Работата на търговските представители изисква гъвкавост и мобилност, особено при контакт с клиенти. А какво би станало, ако управлението на поръчките се осъществява в реално време, минимизирайки забавянето между приемането на клиентската заявка и нейното документално отразяване?

Използването на уеб приложения е идеален начин за оптимизиране на дейността и подобряване на постигнатите резултати в процеса на управление на поръчките. Те са широко достъпни и могат да се стартират от всяко устройство с интернет връзка.

Реализиране на продажба чрез търговски представител

Убедени в практичността на уеб приложенията, ще разгледаме активностите, които те следва да обхванат при реализиране на продажба от търговски представител. По същество, търговските представители са ангажирани с реализирането на продукцията на предприятието, както и с извършването на разходи от името на компанията. На фигурата по-долу е илюстриран процесът по осъществяване на продажба.

Scheme 02

  1. Приемане и регистриране на заявка от клиент
  2. Заявките от клиенти трябва да съдържат няколко задължителни реквизити, които да допринесат и за по-бързото и точно изпълнение:

    • Данни за клиента – име, БУЛСТАТ, адрес и търговски обект;
    • Поръчани стоки – количество, единична цена и стойност, търговски отстъпки (ако са приложими такива);
    • Дата на приемане и срок на изпълнение на заявката.

    Всички тези реквизити могат лесно да се въведат през уеб интерфейс, без да се удължава времето за приемане на поръчката. Ако уеб системата е част от ERP системата на компанията, заявката ще бъде отразена в реално време, независимо от географското разположение на предприятието и търговеца. Това става без забавяне и без допълнителни активности като обаждане по телефон или изпращане на e-mail.

    screen 002

  3. Обработка на заявката в предприятието
  4. Този етап включва повече активности, като:

    • Формиране на производствена програма;
    • Планиране на производствени ресурси;
    • Набавяне на суровини и материали;
    • Изпълнение на производствени процеси;
    • Пакетиране и складиране на готовия продукт и др.

    Тези дейности се планират, отразяват и проследяват в ERP системата на предприятието. При управлението на поръчките, заявката от клиент често е отправна точка в процеса на планиране на производството. Нейното автоматично регистриране в програмата оптимизира процеса и намалява и вероятността за допускане на грешка.

  5. Изпълнение на заявката
  6. На този етап стоката се предава на клиента, заедно със съответните документи. В стандартния случай, когато фирмите не използват уеб система, търговецът трябва да отиде до физическия офис на компанията, където служител да му издаде стокова разписка и след това да се върне при клиента. Това е трудоемък и времеотнемащ процес. Използването на WEB система, интегрирана с ERP, елиминира тези излишни стъпки.

    Търговецът може да изпълни всички тези действия онлайн, спестявайки време както на себе си, така и на клиента. Така процесът става много по-бърз и ефективен, което води до по-добро обслужване и по-голяма удовлетвореност на клиента. Освен това позволява на търговците да извършват директни продажби на място при клиента.

  7. Събиране на вземанията
  8. Работата на търговските представители не приключва с предаването на стоката. Те често са отговорни и за събирането на вземанията от клиента. Използването на WEB система позволява на търговците да виждат вземанията от клиенти в реално време, което подобрява тяхната събираемостта.

Отчитане на аванси от търговските представители

Освен продажби, търговските представители правят и разходи от името на предприятието. Тези разходи често са представителни и включват рекламни материали и подаръци, служебни обяди/вечери, транспортни разходи, поддържане на автомобили. Представителните разходи подлежат на строг контрол.

На следващата фигура представяме схема, която илюстрира добрата практика за одобрението на разходите на търговските представители и тяхното отразяване в предприятието. Това е алгоритъмът на работа, който е заложен в нашия WEB модул. Търговските представители попълват информацията в WEB системата и тя е видима в реално време в ERP Aurora.

Scheme 01

Попълване на заявка за аванс

Търговските представители попълват заявка за аванс в WEB системата, фиксирайки сумата, която желаят да им бъде отпусната и причината. Заявка се отразява в реално време в ERP системата и може да бъде обработена бързо.

Обработка на заявката

Обработката се състои първо в одобрение на сумата, която трябва да бъде отпусната. Тя би могла да бъде и различна от желаната – по-ниска или по-висока. След одобрение, сумата се изплаща на търговския представител.

Извършване на разходи и попълване на авансов отчет

След получаването на средствата, търговският представител реализира разходите и попълва авансов отчет. Това е документ, който съдържа подробно описание за всички направени разходи, в това число:

  • Контрагент;
  • Дата на направения разход;
  • Сума;
  • Реквизити на документа, издаден по съответния разход.

Това може да се направи от всяка една географска точка с интернет връзка. Данните са достъпни в реално време в предприятието и могат да бъдат отразени веднага от счетоводния отдел, което носи по-добър контрол и отчетност.

Дигитализацията в работата на търговските представители не е просто модерна тенденция, а е задължителна стъпка към ефективно и конкурентоспособно предприятия. Чрез интегрирането на уеб базирани приложения, които са част от ERP-система, фирмите могат да оптимизират процесите си, да подобрят отчетността и контрола върху разходите си да постигнат по добри успехи.

Управлявайте поръчките си по най-добрия начин

За да Ви покажем, че това не са просто сладки приказки, Ви каним да се запишете за безплатна демонстрация! Убедете се сами как дигитализацията може да трансформира работата на Вашите търговски представители. Открийте как нашата уеб система за управление на поръчки, интегрирана в ERP Aurora, може да оптимизира процесите, да спести време и да увеличи ефективността.

Запишете се сега и се убедете сами!

Мария Токушева

Мария е Маркетинг мениджър на СИС Технология. През 2019 г. придобива Докторска степен по Оптимално управление на икономически системи към катедра Статистика и приложна математика, ИУ-Варна. Притежава широк набор от знания и интереси, и с голямо удоволствие участва в писането на полезно съдържание за нашите читатели.

ERP

12 юни, 2024

Предложено за вас