Какво трябва да изисквате от съвременния складов софтуер?
Знаете ли с колко стока разполагате в момента? А колко сте имали на 31 декември миналата година? Ако отговорът на тези въпроси изисква преглеждане на няколко Excel файла, справки от счетоводна програма или разговор със склададжията, вероятно е време да преразгледате начина, по който управлявате склада си.
Повечето компании, които търсят ERP система или складова програма, вече водят наличностите си по някакъв начин — в Excel таблица, в счетоводна програма, или разчитат на склададжията, който „знае какво има„. Проблемът не е липсата на система. Проблемът е, че тези подходи спират да работят в момента, в който бизнесът порасне — или когато трябва да отговорите бързо на въпрос като:
„Каква беше наличността на този артикул преди три месеца и колко трябва да поръчам днес?„
В тази статия разглеждаме не дали имате нужда от складов модул, а какво трябва да изисквате от него — и как да разграничите добрата ERP система от тази, която просто премества проблема от Excel в друг интерфейс.
Какво трябва да изисквате от съвременния складов софтуер?
Преди да стигнат до решение за ERP, повечето компании минават през един от три сценария:
Гъвкав, познат и безплатен. Работи при малък обем.
⚠ Няма история на движенията в реално време, няма проследимост и трудно се контролира кой, кога и защо е променил наличностите.
Води наличности и издава документи.
⚠ Справките са ограничени, трансферите между складове не се поддържат добре, а връзката между складови и финансови документи често изисква допълнителна обработка.
"Питам склададжията." Работи при малък обем и един склад.
⚠ Спира да работи при всичко останало. Нулева проследимост.
2. Планиране на доставките и управление на запасите
Складовият модул не трябва да показва само какво има в момента. Той трябва да помага за вземането на решения какво и кога да бъде заявено от доставчиците.
Добрата ERP система трябва да предоставя:
- анализ на потреблението по артикули за избран период;
- информация за средномесечното потребление и скоростта на движение на стоките;
- справки за артикули с риск от изчерпване или свръхзапасяване;
- подпомагане генерирането на заявки към доставчици на база потребление, минимални количества и текущи наличности;
- възможност за планиране на доставки според сезонност или исторически данни.
Когато заявките към доставчици се базират на реални данни, а не на предположения, компанията поддържа оптимални наличности, намалява блокираните средства в склада и ограничава риска от липси на ключови артикули.
3. Трансфери между складове
При компании с повече от един склад — или дори с отделна зона "сглобени единици" и зона "готова стока" — управлението на вътрешните движения е ключово. Системата трябва да поддържа:
- документ за вътрешно движение (трансфер) с пълна история;
- проследяване на себестойността при прехвърляне между складове;
- различни права на достъп по склад;
- контрол „изпратено – получено количество“ с потвърждение от приемащия склад;
- справки за движения между конкретни складове за период.
При компании с повече обекти липсата на проследими трансфери е една от най-честите причини за разминавания между физически и системни наличности. ERP системата трябва да осигурява пълна проследимост на всяко вътрешно движение.
Много компании имат материално отговорни лица, но малко от тях разполагат с инструмент, който реално проследява кой е получил, прехвърлил, изписал или приел стоката. Без такава проследимост отговорността често остава неясна до следващата инвентаризация.
4. Пълен документооборот
Складът не е само "входящо" и "изходящо". Реалните операции изискват много видове документи и системата трябва да ги поддържа задължително — не като ръчно въведен текст:
- стокова разписка;
- складова разписка;
- приемателно-предавателен протокол;
- протокол за брак;
- инвентаризационен опис с разлики;
- вътрешна заявка (от търговски към склад);
- протокол за вътрешно използване и служебно изписване
- вътрешни движения и др.
Освен самите документи е важно системата да пази история кой потребител е създал, редактирал или одобрил даден документ. Това осигурява прозрачност и улеснява вътрешния контрол.
5. Счетоводно облекчение — без двойно въвеждане
Един от най-сериозните проблеми при базовите решения е, че счетоводителят въвежда информацията отново — след като складът я е въвел в своята система. Това е не само загуба на време, а и основен източник на разминавания.
Добрият складов модул в една ERP система трябва да:
- позволява лесно сравнение между заявените, доставените и фактурираните количества;
- осигурява проследимост между складовите документи, доставките и фактурите;
- позволява текуща обработка и проверка на фактурите още при получаване на стоката.
При интегрирана ERP система счетоводството престава да бъде последна стъпка от процеса и се превръща в естествено продължение на всяко складово движение. Това намалява риска от грешки и съкращава времето за месечно приключване.
6. Партиди, серийни номера и срокове на годност
За компании, търгуващи с хранителни стоки, медицински консумативи, козметика или всякакъв продукт с ограничен срок, проследяването по партида е не опция, а изискване. Системата трябва да поддържа:
- справки за проследимост - дневници за входящ контрол, производствена проследимост, продажби;
- качествен контрол и съответствие с международни стандарти и сертификати за осигуряване на качество;
- приемане по партида с дата на производство и срок на годност;
- справки по партида — къде е отишла, кога, при кой клиент;
- проследяване по сериен номер за техника, оборудване и гаранционни стоки;
- бързо локализиране на всички засегнати доставки и клиенти при рекламация или изтегляне на продукт.
7. Работа с баркодове и мобилни терминали
При по-голям обем складови операции ръчното въвеждане на артикули се превръща в източник на грешки и загуба на време.
Добрият складов модул трябва да поддържа:
- работа с баркод скенери;
- мобилни терминали за приемане и експедиция;
- инвентаризация чрез сканиране;
- проверка на наличности в реално време;
- генериране и отпечатване на складови етикети.
Използването на мобилни устройства намалява вероятността от човешки грешки и ускорява обработката на складовите операции.
8. Ценообразуване и продажни цени
Складовият модул не трябва да работи изолирано от търговския. Системата трябва да управлява:
- покупни цени по доставчик и период;
- себестойност при изписване
- продажни цени по ценова листа, по клиент или по клиентска група;
- актуализация на цените при ново доставяне.
Когато покупните цени, себестойността и продажните цени се управляват в една ERP система, мениджърите могат да следят реалната рентабилност на всеки артикул още по време на продажбата, а не едва след изготвяне на месечните отчети.
Какво да проверите при демо на ERP системата?
Когато разглеждате дадена система, задайте тези конкретни въпроси:
- Покажете наличностите на даден артикул към 1-во число на минал месец.
- Покажете движенията на един артикул от приемане до продажба.
- Как се прави инвентаризация и как се отразяват разликите?
- Покажете справка за застояли наличности над 90 дни.
- Демонстрирайте ми кой потребител е създал и редактирал конкретен складов документ.
- Как се извършва инвентаризация с баркод скенер или мобилен терминал?
Ако системата се затруднява с тези въпроси по време на демо — ще се затруднява и в ежедневната работа.
Заключение
Изборът на складов модул не трябва да се основава единствено на цената или броя функционалности. Важно е системата да осигурява контрол върху наличностите, проследимост на движенията, автоматизация на процесите и достъп до надеждна информация в реално време.
Независимо дали търсите складов софтуер за един склад или ERP система за управление на множество складове и обекти, обърнете внимание не само на наличностите, а и на възможностите за проследимост, планиране на доставките, управление на документи, контрол на партиди и анализ на потреблението. Именно тези функционалности превръщат складовия модул в инструмент за управление, а не просто в регистър на наличности.
Искате да видите как работи складовият модул на ERP Aurora?
По време на демонстрацията можем да пресъздадем Вашите реални складови процеси – с Ваши артикули, складове, документи и справки. Така ще получите ясна представа как системата би работила във Вашата организация още преди вземането на решение.
