Изборът на счетоводен софтуер е ключово решение за всяка компания, независимо от размера и индустрията. На пазара има много производители, които твърдят, че предлагат „най-добрия счетоводен софтуер“, но как да направите правилния избор?
В тази статия ще Ви представим 8 практически стъпки, които ще Ви помогнат да изберете най-подходящото решение за Вашия бизнес. Опитът ни с над 500 компании в страната доказва, че правилният софтуер не само оптимизира процесите, но и дава конкурентно предимство.
Откъде да започнете при изборът на счетоводен софтуер?
1. Определете нуждите на Вашия бизнес
Първата стъпка при избора на счетоводен софтуер е да анализирате текущите и бъдещите си изисквания:
- Какви специфични счетоводни процеси извършвате?
- Колко и какви документи обработвате месечно?
- Какъв е броят на потребителите и какво ниво на достъп ще имат?
- Следите ли разходите и приходите си по разходни и приходни центрове?
- Имате ли нужда от автоматизации като:
- Автоматично осчетоводяване на ДМА?
- Процедури за автоматично осчетоводяване на отчетна стойност?
- Автоматично генериране на ОПР, Баланс, Бюджет?
- Проследяване вземанията и задълженията си по контрагенти и фактури?
- Колко фактури за абонамент месечно издавате? Имате ли нужда от модул за автоматично издаване на фактури?
- Имате ли нужда от връзка с външни системи?
- Импорт от Excel? Изключително удобно средство при осчетоводяване на прости счетоводни операции.
- Доколко биха били полезни за Вас функционалности като експорт и/или импорт банки? Автоматично разчитане на документи?
Малките фирми често започват с базов софтуер, който може да се надгражда с разрастването на бизнеса.
2. Функционалности на счетоводния софтуер
Изберете софтуер, който предлага функции, отговарящи на Вашите изисквания:
- Гъвкав сметкоплан – важна функция за всеки счетоводител, която позволява адаптиране на софтуера, спрямо нуждите на бизнеса.
- Паралелна работа в различни отчетни периоди – за да облекчите работата си при годишно приключване е изключително важно да изберете счетоводен софтуер, който да позволява работа в различни години и да има актуална информация в момента на операцията.
- Възможност за работа в различни валути – ако имате валутни операции, Ви препоръчваме да си спестите време и да изберете счетоводен софтуер, който има връзка с БНБ и има разработена процедура за автоматично осчетоводяване на валутните разлики.
- Фактуриране – търсете възможност за издаване на всички възможни документи за продажба в лева и валута и автоматичното им осчетоводяване. Проверете дали счетоводния софтуер дава възможност за задаване на търговска отстъпка за целия документи или за отделни артикули.
- Автоматично издаване на фактури и тяхното изпращане – ако издавате много фактури би било добре да изберете счетоводна програма, която дава възможност за автоматично издаване на периодични фактури. Нашият счетоводен софтуер McMaster например, дава възможност на клиентите ни да издават и изпращат 200-300 фактури само с натискането на 2 бутона.
- Отчитане и проследяване на разходите – не забравяйте да проверите доколко е лесно въвеждането на разходни фактури, дали софтуерът позволява корекции на документите и възможност за отчитане на разходи по проекти?
- Амортизации – важно е, Вашият счетоводен софтуер да позволява бързо и лесно въвеждане на нови активи, както и детайлна информация за всеки един от тях. Ако имате много ДМА Ви препоръчваме да търсене счетоводна програма, която позволява автоматично начисляване и осчетоводяване на амортизациите.
- Справки и отчети – възможност за ежедневни, месечни и годишни финансови отчети, които дават ясна картина за финансовото състояние на бизнеса.
3. Леснота на употреба и интуитивен интерфейс
Счетоводният софтуер трябва да бъде лесен за използване от Вас и екипа Ви, особено ако нямате специализиран счетоводен отдел. Тествайте безплатни демо версии, за да проверите дали софтуерът е подходящ за Вас.
4. Интеграция с други системи
Добре е да изберете софтуер, който може лесно да се интегрира с другите системи, които използвате – CRM, ERP, платежни системи и други инструменти, които управлявате в бизнеса. Това улеснява обмена на данни и автоматизира ключови процеси.
5. Поддръжка и обучения
Уверете се, че доставчикът предлага:
- Навременна и качествена поддръжка;
- Ръководства, видео уроци и онлайн обучения;
- Достъп до потребителска общност или форум.
6. Сигурност на данните
Счетоводният софтуер трябва да осигурява:
- Защита на данни чрез криптиране;
- Контрол на достъпа;
- Редовни актуализации на сигурност.
7. Скалируемост и бъдещи надстройки
Изберете счетоводен софтуер, който може да се разширява заедно с бизнеса Ви. Проверете дали счетоводната програма предлага различни ценови планове и възможност за добавяне на нови потребители, модули или функции. Това ще Ви позволи да продължите да го използвате, дори когато бизнесът Ви се разрасне.
8. Присъствайте на презентация
Преди финалния избор, запишете се на безплатна презентация. Това ще Ви даде възможност да оцените не само функциите на софтуера, но и професионализма на екипа, който ще Ви подкрепя в бъдеще.
Заключение
Изборът на счетоводен софтуер е стратегическо решение, което изисква внимателна оценка на функционалности, сигурност, поддръжка и бъдеща скалируемост. Подходящото решение ще Ви спести време, ще оптимизира процесите и ще Ви помогне да управлявате бизнеса си по-ефективно.
Не пропускайте възможността да тествате McMaster – счетоводния софтуер на СИС Технология. Запишете се за безплатна презентация още днес и открийте как с негова помощ можете да подобрите финансовото управление на Вашия бизнес!
